OFFRE D’EMPLOI – ANTENNE DE VARSOVIE
secretaire des cours, CHARGE(E) DE COURS INDIVIDUELS
ET DE CLIENTELE ENTREPRISES / INSTITUTIONS PUBLIQUES
Missions
Générales
Placé(e) directement sous la responsabilité de la directrice des cours, le (la) secrétaire des cours chargé(e) des cours individuels, cours en entreprise et institutions publiques a pour mission de promouvoir les cours de français auprès des clients potentiels, d’assurer leur gestion administrative et budgétaire ainsi que d’assister la directrice dans ses principales fonctions (valorisation et vente des produits pédagogiques auprès des clients, mise en place et suivi administratif des cours, développement de la communication et du marketing des cours et certifications).
Spécifiques
- information, inscription, accueil physique, au téléphone et par courriel des clients potentiels
- organisation et suivi administratif et budgétaire des cours
- contribution à la promotion des produits pédagogiques (cours et certifications) offerts par l’IFP antenne de Varsovie, au développement de la communication
- soutien administratif à la prospection et au démarchage
Lieu d'affectation
Institut Français de Pologne, antenne de Varsovie
Service des cours, ul. Widok 12, 00-023 Varsovie
Situation hiérarchique
Sous l’autorité directe de la directrice des cours
Responsabilité et tâches
Principales tâches
- conseil et renseignement sur place, par téléphone et par écrit en polonais, en français et parfois en anglais sur l’offre des cours particuliers, cours en entreprises / institutions publiques offerts par l’IFP, antenne de Varsovie
- organisation des cours en question (cours intra-muros, extra muros, en ligne) : inscription et mise en relation élève – enseignant, saisie de données personnelles au moyen d'un logiciel HANAF, établissements de listes de présence, attestations de participation et de fin de cours, suivi des paiements en contact avec l’Agence comptable, gestion de l’occupation des salles pour les cours individuels
- préparation et suivi de contrats et de factures, mise en forme des rapports de cours sous la tutelle de l’adjointe à la direction
- établissement de statistiques et de bilans des unités de cours effectués
- préparation de Rendez-vous de démarchage pour la direction des cours
Ponctuellement
- en cas d’absence d’un agent de réception, accueil des publics et standard téléphonique de l’IFP antenne de Varsovie, orientation vers ses différents services et diffusion des informations culturelles,
- gestion des cours collectifs
Exigeances du poste
Qualités professionnelles
Capacité à mettre en œuvres des procédures
Rigueur et sens de l’organisation
Bonne connaissance des produits (cours, méthodes, niveaux du CECR)
Bonne capacité rédactionnelle
Capacité à assurer un suivi de vente de produits
Capacités linguistiques : maîtrise du polonais, français et anglais : communicatif
Capacité à travailler en équipe et à se substituer à une collègue en cas d’absence
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciels de base Word, Excel)
Qualités personnelles
Sens de la représentation d’un établissement public, respect du client, discrétion et diplomatie
Adaptabilité à des niveaux et à des publics d’apprenants variés, aisance relationnelle, capacité d’écoute et d’analyse des besoins
Sens de la communication
Bonne gestion de temps
Disponibilité
Conditions de rectrutement
Poste : temps plein, 38,5 heures / semaine
Avantages : Prise en charge aide médicale complémentaire. 33 jours de congés par an.
Type de contrat : contrat à durée déterminée de 3 mois, avec renouvellement de 9 mois, puis 12 mois, et possibilité de CDI.
Date de début : 3er octobre
Entretiens : entre les 21 et 23 septembre
Candidatures : transmettre un CV en français accompagné d’une lettre de motivation en français avant le 16 septembre à anna.topor@institutfrancais.pl, monika.obrebalska@institutfrancais.pl
